El gran salto

Entiende la audiencia a la que te diriges

Queremos convencer a alguien, queremos que compre nuestra idea, queremos su ayuda y somos tan arrogantes para pensar que no necesitamos conocer nada de esa persona y que somos capaces de convencerles con nuestros argumentos, con un mensaje que no tiene en cuenta a quien lo recibe. Ya he visto esta película y no sale bien.
Para llegar a la gente necesitamos conocerlos. Hazte estas preguntas:

  • ¿Qué tipo de audiencia es?, ¿Estoy hablando a gente técnica?, ¿Es gente que entiende el dominio del que vamos a hablar? ¿Cómo puedo llegar a ellos mejor?
  • ¿Qué necesitan escuchar para ver el problema de la forma en la que yo lo veo?, ¿Cómo puedes hacer que estén más abiertos a lo que vas a pedir?
    ¿Puedes exponer el problema de manera que sea evidente para ellos? Por ejemplo, puedes decir que tienes un problema de performance en la base de datos que requiere que le dediques un tiempo indeterminado para investigarlo o puedes decir, que están entrando menos pedidos debido a que el sistema no tiene capacidad y tienes que investigar cómo mejorarlo.
  • ¿Puedes ofrecer algo a cambio?
    Por ejemplo, si necesitas que un equipo dedique tiempo a algo para desbloquear tu proyecto (algo habitual en grandes empresas), intenta conocer si tú eres capaz de ayudarles en algo a ellos.
  • Intenta anticiparte y conocer lo que les duele, intenta descubrir cuáles podrían ser los principales motivos por los que tu idea podría ser rechazada.
    Por ejemplo, ¿No quieren que toques el código fuente del que son owners? Es muy probable que sea porque cada vez que eso ha pasado, ellos tienen que mantener el código después e históricamente eso les ha dado muchos dolores de cabeza.
    Una vez que conozcas ésto, estructura la conversación teniéndolo en cuenta y busca como puedes solucionarlo.

Prepara la conversación

Alguna vez has estado en una reunión pensando, ¿por qué estoy yo aquí? Seguro que sí. ¿Crees que eres el único? Cuántas veces habrás convocado una reunión tú y otra gente ha estado pensado eso, ¿qué hago aquí? Podría estar haciendo X.

  • ¿Es este el mejor uso de nuestro tiempo?
    Es decir, ¿podría ser esto un email? ¿Necesito que estén 15 personas?
  • ¿Qué es lo que quiero conseguir?
    Parece una idiotez lo sé, pero demasiadas veces convocamos una reunión sin un objetivo claro y acabas hablando de mil cosas sin solucionar lo querías.
  • ¿Qué información necesitas dar a la gente para que entiendan el problema?
  • ¿Qué esperas de la reunión?
    ¿Es información sobre algo? ¿Es un approval para hacer algo? ¿Es el compromiso para que te ayuden o desbloqueen algo? Ten siempre esto muy claro en la cabeza, esto debe guiar la reunión.
  • ¿Se envía una agenda previa?
    Ya te digo que sí, siempre.
  • Si vas a presentar informes con datos que avalen tu propuesta, ¿los envías previamente?
    Sí.
  • ¿Quién tiene que asistir a la reunión?, ¿eliges representantes de cada uno de ellos para que asistan a la reunión?
    No. Eso lo debe hacer la propia gente del equipo, yo lo que suelo hacer es hablar con alguien del equipo o enviar una invitación a una persona y pedirle que invite a quien crea oportuno.

Estructura bien el problema

He estado en management muchos años y, sin ninguna duda, el feedback que más repito es sobre cómo explica la gente las cosas. Como decía antes, somos muy desorganizados, tendemos a empezar por la solución que vamos a hacer sin ni siquiera haber dado contexto, sin explicar el problema.

  • Lo primero es dar contexto.
    ¿Quién eres? ¿Por qué estás aquí? ¿De qué equipo eres? ¿En qué estás trabajando? ¿Por qué está tu audiencia en la reunión?
  • Explica el problema que estás tratando de resolver.
    Ya saben por qué estás ahí y por qué ellos tienen que estar. Ahora es cuando explicas el problema que te has encontrado. A la hora de explicarlo, no te olvides de dar los detalles relevantes para ellos. Es decir, si son muy técnicos profundiza, si es una audiencia no técnica evita lo máximo posible entrar en detalles técnicos, acrónimos, etc.
  • Explica la solución.
    Y por último explicas la solución que propones.

Tips sencillos

  • Sé educado, amable.
    Cuando hablo de esto siempre me acuerdo de esta charla, donde se habla de cómo un gracias lo cambia todo para él. Y es que piensa en esto, ¿A quién prefieres ayudar: a alguien que te cae bien o mal? ¿A alguien maleducado o a alguien amable?
  • Pide ayuda, no la exijas y no te olvides de devolver la ayuda!
    Por ejemplo, solo escribes en slack, stackoverflow o grupos solo para pedir ayuda? Si obtienes la respuesta por otro canal no la escribes donde preguntaste?…
  • No uses términos super complicados (y a menudo innecesarios).
    Explicar claro y simple siempre es mejor que sonar inteligente.
  • No existe el sentido común.
    Lo que das por sentado viene influenciado por tu experiencia, cultura, etc así que si esperas que algo ocurra o algo de alguien sé claro.
  • Asume buenas intencciones.
  • Escucha.
    Escucha de forma activa. Muchas veces pretendemos que estamos escuchando pero en realidad estamos esperando nuestro turno para “ganar” la argumentación.
    Escucha de forma activa y muestra que lo haces! Ordenador cerrado a menos que estés tomando notas, no mires el móvil… vamos, presta atención de verdad porque cuando no lo haces, das la imagen de que no te importa lo que te están diciendo.
  • No hables por encima de la gente.
    No interrumpas constantemente, deja que la gente se explique, no hables por encima de otros.
  • Mantén siempre en la cabeza el objetivo por el que creaste la reunión en primer lugar. Es muy fácil que una conversación se desvíe, recuerda tu objetivo y dirige la conversación en esa dirección. No tengas miedo de decir, “nos estamos saliendo de la conversación, eso lo podemos discutir más tarde”.
  • Mantén la conversación simple.
    Como decía en el punto anterior, las conversaciones se desvían muy rápidamente. Así que no saltes de un problema a otro.
  • Haz un resumen de la conversación.
    No asumas que todo el mundo han entendido el mensaje o que todo está claro. Intenta sobre todo hacer un resumen de los puntos de acción y quien es el responsable.
  • Asigna responsables.
    Si salen cosas que hacer (action points), asigna un responsable a cada uno o no pasarán.
  • Sé agradecido.
    Lo que pensamos de las intenciones de otros afecta a lo que pensamos de ellos, de forma casi inmediata cuando pensamos que alguien tiene malas intenciones creemos que es mala persona. Y esto afecta a nuestras interacciones y conversaciones con esas personas.
    Si pienso que eres un interesado, ¿crees que estaré más o menos predispuesto a ayudarte?
    Esto se ve mucho en foros, canales de slack, stackoverflow…. Gente que solo entra en esos canales o postea cosas cuando necesitas ayuda, nunca responde a otros. De hecho, cuando descubre la respuesta por otras vías ni siquiera vuelve a entrar.

Modelos mentales en comunicación.

HALT (Hungry, Angry, Lonely (or Lost), and Tired)

Reaccionamos de forma impulsiva a situaciones en las que nos sentimos amenazados, insultados, etc y eso hace que respondamos de forma irracional, sin considerar todos los ángulos, que asumamos que tenemos toda la información y nos lleva a situaciones que acabamos lamentando. Por ejemplo, enviamos un mail después haber tenido una reunión que ha ido mal y que nos ha hecho sentir frustración.

Interest vs Position.

Cuando tenemos un conflicto nos centramos en lo que queremos (posición) en lugar de por qué lo queremos (interés).

Most respectful interpretation.

Asume buenas intenciones, da a la gente el beneficio de la duda. Interpretar las acciones de otros de la manera más respetuosa posible, por ejemplo. Escribimos un mail a un compañero, pasan dos días y no contesta, enseguida empezamos a pensar que pasa de nosotros, “claro como él depende de esto, le da igual”, etc pero la realidad es que no tenemos ni idea, perfectamente lo que podría estar pasando es que esa persona lleva dos días intentando conseguir la información que hemos pedido.

Hanlon’s razor.

Nunca atribuyas a la maldad lo que puede ser explicado por la estupidez o dicho de otro modo, muchas veces el motivo por el que alguien hace algo que te afecta negativamente es simplemente la falta de atención, un descuido.
El mismo ejemplo que mencionaba antes, ese mail que no recibiste… lo más probable es que se deba a un descuido no a que esa persona haya decidido de forma consciente no responderte.

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Félix López

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